Deze blog is de uitwerking van sleutel 5: Patronen doorbreken. Uit de reeks: ‘5 Sleutels voor effectieve bijeenkomsten’.

Vier sleutels toegepast

En dan heb je een aantal van jouw teamleden betrokken bij de voorbereiding van jullie tweedaagse. Jullie zijn samen geïnspireerd door Sineks ‘Start with why’. Het doel dat jullie voor deze twee dagen hebben is collega’s enthousiasmeren om meer bewust te zijn bij wat zij/jullie doen. Om overal de ‘waaromvraag’ bij te gaan stellen. De werkvormen liggen klaar en er is gekozen voor een rustgevende plek in een bosrijke omgeving. Op diverse plaatsen hebben jullie posters gehangen met inspirerende teksten en afbeeldingen die aansluiten bij jullie visie en kernwaarden. Deze geven richting aan de verwachtingen die jullie voor deze tweedaagse hebben. Jullie hebben er zin in!

 

Toch loopt het niet

Collega’s stromen met veel energie binnen. Even lekker eruit! Ook zij hebben er zin in! De aftrap is goed; een mooie film waarin leerlingen en docenten aan het woord komen over zinvol onderwijs. Jullie gaan door naar de actieve stand; verschillende werkvormen om tot schoolplannen voor zinvol onderwijs te komen.

En hier zien jullie de eerste collega’s afhaken. Niet iedereen doet even actief mee. Andere collega’s lijken belangrijkere punten te bespreken te hebben. De groepjes waarbij je aansluit hebben verschillende gesprekken. Er is er één bij die daadwerkelijk een eerste vertaling lijkt te maken. Meerdere groepen worstelen echter met de opdracht: “Wat kunnen we hier nu echt mee en wat gaat dit ons opleveren?” Tijdens het middagprogramma hoor je de eerste collega’s mopperen op de voorbereidende werkgroep. Er hadden wel wat zaken anders gekund.

 

 Patronen steken de kop op

Van een afstandje is dit proces beter te duiden. Tijdens de inspiratie kunnen de deelnemers even loskomen van gewoonten en patronen. Maar zo gauw ze zelf aan de slag gaan, doen ze dit vanuit dát wat ze kennen. Bekende rolpatronen; denken in de onmogelijkheden van de huidige organisatie. Dit is niet de juiste voedingsbodem om tot verandering en ontwikkeling te komen. De kracht en talenten van deelnemers kan pas ontsloten worden als zij dit zelf willen en dit daarom toestaan (zie ook sleutel 4: ruimte voor eigenaarschap).

 

Externe attributie is wel zo veilig

Ik heb meegemaakt dat een groep van dertig deelnemers gewoon geen zin had in een opdracht. Ze zagen het nut er niet van in. Zij wilden eerst duidelijkheid over het proces voordat zij zich konden overgeven aan een opdracht. Een opdracht die met veel energie en kennis van zaken door hun collega’s was vormgegeven.

Weerstand

Een stukje weerstand bij het onbekende zie ik vaker, maar over het algemeen krijgen de voorbereidende collega’s het voordeel van de twijfel. Deze groep echter, ging vol in de weerstand. Zij kaapte de tijd om zinvol te bouwen en gebruikte deze om te klagen op het systeem. Allerlei randvoorwaarden die buiten hun cirkel van invloed lagen. En ook buiten die van de leidinggevenden en hun bestuurder. De werkgroepleden kwamen hier niet doorheen. Deels doordat zij zelf onderdeel van de organisatie en het systeem zijn. Zij hadden begrip voor de bezwaren maar konden op dat moment niet de vertaling terug maken naar het doel van de tweedaagse. De intentie van hun onderwijs raakte tegen het eind van deze eerste dag volledig naar de achtergrond. Het ging nu vooral over de dag die niet zinvol was ingestoken, mensen die geen bijdrage hadden kunnen leveren, deelnemers die hun tijd liever anders besteed hadden en voorbereiders die nog te onzeker waren om te staan voor hun ‘why’. Waardoor zij collega’s niet mee konden nemen.

 

Terug naar de kern

Voor de tweede dag brandde de vraag hoe deze groep verleid kon worden om zich te bewegen van externe attributie naar persoonlijk leiderschap. Maar investeren in persoonlijk leiderschap, heeft een duidelijke persoonlijke wens als oorzaak nodig. Anders gebeurt er niets. Het was zaak om het ‘haakje’ te vinden van de deelnemers: what’s in it for me? Het was zaak om hier afstand te nemen van het programma, hoe goed dat ook in elkaar zat. Deze eerste dag had ik de rol van onafhankelijke observant op me genomen. De tweede dag zou ik me de rol van onafhankelijke, frisse procesleider aanmeten.

 

Waarderen wat er is

Deze eerste dag gaf mij een bijzondere inkijk in de cultuur van dit team. Ik zag gedreven mensen met ieder hun eigen passie en talent. Ik werk graag vanuit het zien en waarderen van wat er al is. Omdat ik zie hoeveel positieve energie die oplevert. Daarom wilde ik de aanwezige kracht deze tweede dag op een voetstuk plaatsen. Om zo bij de motivatie van de deelnemers te komen ten behoeve van het nut van de tweedaagse.

 

Deelnemers contracteren

Bij de start kreeg iedere deelnemer de ruimte om aan te geven wat hij of zij wilde halen en brengen. Waarbij het doel van de bijeenkomst overeind bleef; dit was het kader vanuit de leidinggevenden vanuit hun visie op ontwikkeling. Vooraf aan de tweedaagse hadden de leidinggevenden stil gestaan bij wat zij voor zowel de organisatie als voor zichzelf (vanuit hun rol) wilden bereiken. Samen hadden zij benoemd waar de ruimte zat voor de deelnemers om vanuit autonomie tot invulling te komen van bepaalde onderwerpen. Daarnaast was helder wat vast stond: welke randvoorwaarden onbuigzaam waren. Hier grepen we nu op terug. Door dit hier te benoemen creëerden we duidelijkheid en rust. De deelnemers begrepen de gemaakte keuzes en overzagen waar wel en geen ruimte zat voor hen binnen de vraagstelling van deze dag. De kaders waren gedeeld.

Eén van de kernwaarden die op posters aanwezig was, was de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Deze pakten we vast in een vertaling naar deze dag: wat zien we dan van elkaar en wat niet? Vanuit deze behoeften, vragen en beelden konden de deelnemers zich committeren aan het vervolg van deze dag.

 

De gezamenlijke bedoeling

Ik gebruikte mijn vier sets Praatkaartjes om in groepjes van vijf personen terug te gaan, voor zowel de organisatie als persoonlijk naar:

  1. De intentie van onderwijs verbonden aan de eigen ambities, overtuigingen en waarden;
  2. Persoonlijk leiderschap;
  3. De cultuur van verantwoordelijkheid;
  4. Dynamiek en verhalen ter versterking van de ingeslagen ontwikkeling.

De intentie

Samen actie

De gevoerde gesprekken hadden veel stof opgeleverd. Er waren veel emoties losgekomen. De vroege buitenlunch gaf de ruimte om tot rust te komen. De middag startten we met ‘moddergooien en boetseren’. De deelnemers waren tot zichzelf gekomen, letterlijk en figuurlijk. Tijdens deze werkvorm werd in groepjes benoemd waaraan men in het vervolg tijd wilde besteden (verder boetseren) en waarmee zij wilden stoppen. Hierbij was het aan mij om door middel van vragen de juiste focus vast te houden: wat ligt in jullie cirkel, wat zou het moeten bijdragen aan jullie intentie van onderwijs en wat gebeurt er als je stopt of het anders oppakt? Dit leverde de groep diverse acties, verbeter- en ontwikkelpunten op die zij direct konden oppakken. Als persoon, als team of als school.

 

Samen reflectie en ontwikkelen

Vanuit het oog op het duurzame effect dat we met deze bijeenkomst wilden bereiken, kwamen er die middag nog twee punten aan de orde: het monitoren van deze ontwikkeling (de acties) en een terugblik op wat er deze tweedaagse nu was gebeurd. In proces, sfeer, cultuur en opbrengsten.

Dit vroeg van de deelnemers om de gewenste resultaten te visualiseren en meetbaar te maken. En om vervolgens een stap verder te zetten: wanneer en hoe spreken we elkaar hierop aan? Deze afspraken noteerden we op een flap. Vanuit de behoefte om te werken vanuit de ruimte voor vertrouwen en eigenaarschap, kwamen we tot een afwijkende manier van monitoren: we gingen voortaan successen vieren. Zo kon de focus blijven op dat wat we wilden bereiken; de intentie van het onderwijs en niet op de onmogelijkheden of randvoorwaarden.

 

Vanuit draagvlak aan de slag

De deelnemers waren niet geheel unaniem in de wijze waarop zij deze tweedaagse hadden ervaren. Wat we bereikt hadden, was dat dit inzicht vanuit een prettige sfeer gedeeld werd. De negatieve lading van de dag ervoor was verdwenen. Een aantal deelnemers was echt blij met het inzicht dat zij zelf in controle kunnen zijn. Door bij zichzelf te blijven, zichzelf serieus te mogen nemen en tussentijds input te leveren, ook op het proces. Hierdoor ervoeren zij dat de tweede dag van hen was geweest. Allen hadden een aantal actiepunten waaraan zij zich echt hadden verbonden en waarop zij zeker succes zouden gaan behalen! Al met al, ging deze groep met positieve energie de avondspits in!

 

Naomi Klok

onderwijs organisatie ontwikkeling

Zoek jij een frisse, onafhankelijke procesbegeleider die je helpt om met jou jullie effectieve bijeenkomst vorm te geven? Zodat deze écht aansluit bij de medewerkers en zij in hun kracht staan?

Of zoek je een coach om effectief te vergaderen bijvoorbeeld om de rol van voorzitter met plezier en succes vanuit goed leiderschap te vervullen?

Neem contact met me op voor meer informatie!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *